Document Life-Cycle in Ihrem Unternehmen

4. Juli 2012

Document Life-Cycle Management bezeichnet allgemein die Unterstützung des vollständigen Lebenszyklus von Dokumenten. Von ihrer Erstellung über die Nutzung, Speicherung, Versionierung, Archivierung und Ausgabe bis zur Löschung.

Informationslebenszyklusmanagement-, Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management Systeme, besser bekannt unter den Begriffen ILM, DMS und ECM, unterstützen die notwendigen Prozesse. Die Sicht auf den Lebenszyklus ist wichtig, da sich die Anforderungen an ein Dokument im Laufe der Zeit stetig ändern.

Während bei der Erstellung und Nutzung eines Dokumentes die Versionisierung ein wichtiger Punkt ist, wird bei einer Archivierung des  Dokumentes das Wiederauffinden und Lesen zu einem wichtigen Aspekt. Auch die Zugriffe auf die Dokumente sind während der verschieden Lebenszyklen sehr unterschiedlich. Typischerweise sind diese in der Phase der Erstellung sehr hoch, während der Nutzung geringer und im archivierten Zustand erfolgen die Zugriffe nur noch sporadisch.

Verschiedene Studien zeigen auf, dass die digitalen Informationen jährlich um 50%  wachsen. Diese Informationsflut zu kontrollieren und zu verwalten stellt eine grosse Herausforderung  für IT-Verantwortliche dar.

Die heutigen Geschäftsprozesse sind noch sehr stark vom Papier geprägt. An dieser Tagung möchten wir unter anderem aufzeigen, mit welchen Mitteln solche Papier unterstützten Prozesse automatisiert werden können. Digitalisierte In- und Outputs solcher Prozesse sind immer mit einer Effizienzsteigerung verbunden: schnellere Durchlaufzeit, weniger Suchaufwand, Dokumente für alle Berechtigten im Zugriff etc.

Welche Lösungsansätze gibt es im Scanning- und Erfassungs- Bereich?
Welche Herausforderungen gilt es zu berücksichtigen beim Aufbau eines Dokumentenmanagement Systems?
Warum ist ein DMS besser als Windows, Outlook und/oder Papier? Welche rechtlichen Aspekte müssen eingehalten werden? Wenn die Dokumente nach Vorgabe der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) archiviert werden, sind diese dann tatsächlich „gesetzeskonform"?
Alles Fragen welche heutige IT-Verantwortliche beschäftigen.

Nehmen Sie doch an der Tagung Document Life-Cycle im Unternehmen teil, profitieren Sie von den Referaten und der Möglichkeit, Erfahrungen auszutauschen.

Von Fachleuten für Fachleute am Donnerstag 27. September in den Räumlichkeiten der Swiss Re, Mythenquai 50 / 60 8005 Zürich.